55099 Mainz
Mainzer Volksbank eG
BLZ: 55190000
Kto: 680953015
BIC: MVBMDE55
EU-DSGVO – was bedeutet das für die FMPW
Folgende Ausführungen beruhen auf Vorschlägen von https://www.vereinswelt.de/dsgvo-fuer-vereine (22.05.2018)
1. Mitglieder
Allgemein
Wir befolgen selbstverständlich die Anforderungen der ab 25. Mai 2018 gültigen DSGVO, die festlegt, dass Personen, deren Daten wir speichern
a) der Speicherung zugestimmt haben
b) Widerspruch einlegen können
c) Einsicht erhalten, welche Daten wir gespeichert haben
d) den Verwendungszweck zu erfragen
e) Daten berichtigen oder sperren lassen können.
Bestimmt habt ihr/haben Sie bereits gemerkt, dass wir diesen Anforderungen bereits seit langem nachkommen:
a) der Speicherung zugestimmt haben
Beim Ausfüllen des Antragsformulars und des Onlineantragsformulars zur Aufnahme in den Verein erhalten unsere Mitglieder seit langem die Information darüber, dass ihre Daten elektronisch für Zwecke der Verwirklichung der Satzung gespeichert werden.
b) Widerspruch einlegen können
Mit dem Austritt aus dem Verein und dem Ausgleich offener Posten (z.B. ausstehende Mitgliedschaftsbeiträge) löschen wir alle Daten automatisch. Außerdem können Mitglieder seit jeher und zu jeder Zeit entscheiden, ob sie Teil unserer Verteiler sein möchten oder nicht.
c) Einsicht erhalten, welche Daten wir gespeichert haben
Wir haben lediglich die Kontakt- und Kontodaten gespeichert, die uns von unseren Mitgliedern gegeben worden sind, sowie Buchhaltungsdaten (eingegangene und offene Zahlungen seit dem Jahr 2013).
Wir informieren unsere Mitglieder seit mehreren Jahren jährlich darüber, welche Daten wir von ihnen gespeichert haben (Kontaktdaten). Nicht erst seit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren 2013 wissen auch alle Mitglieder, von denen wir zum Zweck des Beitragseinzugs Kontodaten gespeichert haben, darüber Bescheid – sie haben uns per Unterschrift bestätigt, dass wir diese Daten zum Zweck des Beitragseinzugs speichern und verwenden dürfen. Kontodaten werden von uns auf einem eigens dafür angeschafftem Notebook lokal gespeichert. Zugriff haben lediglich die beiden Vorstandsvorsitzenden und der Kassenführer. Die Daten sind durch mehrere Passwörter geschützt, das Notebook hinter zwei Türen verschlossen. Software und Virusprogramme werden regelmäßig Updates unterzogen. Wenn unsere Mitglieder wissen möchten, welche Informationen wir gespeichert haben, bitten wir um eine kurze Mail. Gerne gewähren wir dann elektronisch – per Mail – Einsicht in die Daten.
d) den Verwendungszweck zu erfragen
Wir nutzen die von uns gesammelten Daten nur zu Satzungszwecken (Netzwerken mit anderen Mitgliedern, Erhalt der Bindung zum Institut, Vereinsverwaltung)
e) Daten berichtigen oder sperren lassen können.
Eine aktuelle Datenbank ist ein prioritäres Ziel des Vorstands, da nur so die Satzungszwecke erfüllt werden können. Für Berichtigungen sind wir unseren Mitgliedern dankbar. Sie können sich jederzeit von unseren Mailverteilern streichen lassen. Die erhobenen Daten sind nie öffentlich. Wenn ein Mitglied die Daten sperren lässt, sind dadurch die Vereinsaktivitäten derart eingeschränkt, dass der Vorstand in diesem Fall zum Austritt aus dem Verein rät.
Newsletter
Unsere Mitglieder erhalten Newsletter-Mails, wenn sie uns ihre Mail-Adresse gegeben haben und dem nicht widersprochen haben. Dadurch verwirklichen wir den Satzungszweck des Aufbaus eines Kommunikationsnetzwerks und dazu nötiger Kommunikationsstrukturen (§2 Satzung). Wir haben unsere Verträge mit dem Softwareanbieter (Newsletter2Go) überprüft und den Gegebenheiten der DSGVO (Art. 28) angepasst. Ihre Daten werden dabei an die Newsletter2Go GmbH übermittelt. Newsletter2Go ist es dabei untersagt, Ihre Daten zu verkaufen und für andere Zwecke, als für den Versand von Newslettern zu nutzen. Newsletter2Go ist ein deutscher, zertifizierter Anbieter, welcher nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ausgewählt wurde.
Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.newsletter2go.de/informationen-newsletter-empfaenger/
Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Abmelden“-Link im Newsletter.
Datenschutzbeauftragter
In der Regel haben nur drei Personen Zugang zu personenbezogenen Daten (1. und 2. Vorstandsvorsitzende/r sowie Kassenführer/in). Einige Daten können auch von den anderen Vorstandsmitgliedern eingesehen werden. Dies ist besonders bei zeitaufwändigen Vorgängen wie dem verschicken der Einladung zur Mitgliederversammlung notwendig. Dem entsprechend haben maximal sieben Vorstandsmitglieder zeitgleich Zugang zu personenbezogenen Daten. Damit ist ein Datenschutzbeauftragter nach Art. 38 BDSG in Einklang mit Artikel 37 Absatz 8 der DSGVO nicht notwendig. Der Vorstand hat trotzdem intern ein Informationsblatt erstellt, dass als Verhaltenskodex von allen Vorstandsmitgliedern unterzeichnet worden ist.
2. ReferentInnen der Vortragsreihe „Mit Powi in den Beruf“
In unserer Referentendatenbank unterscheiden wir zwei Statustypen: angefragte Referenten und Referenten im Pool. Angefragte Referenten sind PolitikwissenschaftlerInnen, auf die wir über private und berufliche Netzwerke aufmerksam geworden sind und die wir per E-Mail oder telefonisch kontaktiert haben, um sie zu fragen, ob sie Referenten in unserer Vortragsreihe „Mit Powi in den Beruf“ werden wollen. Von diesen Referenten haben wir den Namen, die E-Mail-Adresse und das Tätigkeitsfeld gespeichert (Exceldatenbank, lokal gespeichert). Nach der ersten Kontaktaufnahme erfolgt noch eine Erinnerungsanfrage (i.d.R. zwei Wochen nach dem Erstkontakt) bleibt diese auch unbeantwortet wird der angefragte Referent und dessen E-Mail-Adresse aus unserer Datenbank gelöscht (i.d.R. zwei Wochen nach der Erinnerungsanfrage). Interessierte ReferntInnen bleiben mit der E-Mail-Adresse und dem Tätigkeitsfeld in unserer Datenbank gespeichert. ReferentInnen in jedem Status können ihre Daten jederzeit einsehen, ändern oder löschen lassen.
3. Personenbezogene Daten in weiteren Vereinsprojekten
Im Zuge von Projekten und Veranstaltungen, die der Verein anbietet, müssen teilweise Daten von TeilnehmerInnen an diesen Projekten und Veranstaltungen gespeichert werden. Diese Daten sind nur dem Vorstand zugänglich, es sei denn, der Vorstand muss diese Daten weiterübermitteln, dann wird dies den betroffenen Personen vor der Erhebung der Daten ausdrücklich mitgeteilt (vgl. unten). Das umfasst folgende Formate:
Exkursionen
Teilnehmerinformationen (vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum), die wir an Behörden im Vorfeld von Terminen melden müssen (behördliche Sicherheitsauflagen). TeilnehmerInnen werden im Vorfeld über die Notwendigkeit der Datenerhebung und -übermittlung aufgeklärt. Betroffene können ihre Daten jederzeit einsehen, ändern oder löschen lassen.
Preisausschreiben
Die Freunde der Mainzer Politikwissenschaft e.V. vergeben im Rahmen der jährlichen Akademischen Abschlussfeier einen Preis. Im Zuge des Auswahlprozesses werden von nominierten Studierenden Daten erhoben, die für die Bewertung der Auszeichnungswürdigkeit wichtig sind. Diese Daten werden dem Vorstand in seiner Funktion als Auswahlgremium/Jury zur Verfügung gestellt und nach der Auszeichnung gelöscht/vernichtet. Betroffene können ihre Daten jederzeit einsehen, ändern oder löschen lassen.
(Einzel-)förderungen
Der Verein Fördert Gruppen und Einzelpersonen im Rahmen der dafür entwickelten Förderlinien. Da wir in regelmäßigen Abständen vom Finanzamt und dem Amtsgericht überprüft werden, um die Gemeinnützigkeit des Vereins aufrechtzuerhalten, müssen alle Daten, die für die satzungsgemäße Mittelverwendung nachweisbar sein müssen, mindestens drei Jahre archiviert werden. Dies umfasst neben dem Verwendungszweck und dem Namen des/der Begünstigten auch die Förderhöhe und die Kontodaten des/der Begünstigten. Im Anschluss an die Archivierungsfrist werden die Daten selbstverständlich vernichtet.